상법 제396조에 규정된 정관 등의 비치, 공시의무

상법 제396조에 규정된 정관 등의 비치, 공시의무

 

상법 제396조는 이사는 회사의 정관, 주주총회의 의사록을 본점과 지점에, 주주명부, 사채원부를 본점에 비치하여야 하며, 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 회사의 정관, 주주총회 의사록 등의 서류의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다는 정관 등의 비치, 공시의무를 규정하고 있습니다.

 

또한 상법 제635조 제 1항 9호에는 의사록에 기재할 사항을 기재하지 않았거나 부실하게 기재한 때에는 과태료의 부과대상이 됨을 명시하고 있습니다.

 

문제가 되는 것은 정관, 주주총회 의사록 등을 비치할 경우 반드시 출력된 실물을 비치하여야 하는 것인지 여부입니다.

 

상법에서 정관 및 주주총회 의사록을 비치하도록 규정하고 있는 것은 비록 주주총회 당일 총회에 참석하지 못한 주주라도 언제든지 주주총회 의사진행경과를 볼 수 있도록 주주의 알 권리를 보호하기 위한 것이라고 할 수 있습니다.

 

따라서 상법 제396조에서 정한 ‘비치’란 이해당사자가 많고 불특정다수인 관계로 일일이 그 내용을 개별통지 할 수 없을 때 회사의 채권자나 주주가 언제든지 확인할 수 있도록 그 내용을 마련하여 갖추어 둔다는 의미로 판단하면 될 것 같습니다.

 

따라서 해당 자료를 출력하여 별도로 가지고 있어야 한다기 보다는 주주의 요청이 있을 때 언제든지 바로 출력해서 전달할 수 있을 정도의 준비만 되어 있다면 충분할 것으로 판단됩니다.

 

제396조(정관 등의 비치, 공시의무) ①이사는 회사의 정관, 주주총회의 의사록을 본점과 지점에, 주주명부, 사채원부를 본점에 비치하여야 한다. 이 경우 명의개서대리인을 둔 때에는 주주명부나 사채원부 또는 그 복본을 명의개서대리인의 영업소에 비치할 수 있다. 

②주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 제1항의 서류의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다.

 

제635조(과태료에 처할 행위) ① 회사의 발기인, 설립위원, 업무집행사원, 업무집행자, 이사, 집행임원, 감사, 감사위원회 위원, 외국회사의 대표자, 검사인, 제298조제3항·제299조의2·제310조제3항 또는 제313조제2항의 공증인, 제299조의2·제310조제3항 또는 제422조제1항의 감정인, 지배인, 청산인, 명의개서대리인, 사채모집을 위탁받은 회사와 그 사무승계자 또는 제386조제2항·제407조제1항·제415조·제542조제2항 또는 제567조의 직무대행자가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 한 경우에는 500만원 이하의 과태료를 부과한다. 다만, 그 행위에 대하여 형(刑)을 과(科)할 때에는 그러하지 아니하다.

9. 정관·주주명부 또는 그 복본(複本), 사원명부·사채원부 또는 그 복본, 의사록, 감사록, 재산목록, 대차대조표, 영업보고서, 사무보고서, 손익계산서, 그 밖에 회사의 재무상태와 경영성과를 표시하는 것으로서 제287조의33 및 제447조제1항제3호에 따라 대통령령으로 정하는 서류, 결산보고서, 회계장부, 제447조·제534조·제579조제1항 또는 제613조제1항의 부속명세서 또는 감사보고서에 적을 사항을 적지 아니하거나 부실하게 적은 경우