서면투표제와 전자투표제

서면투표제와 전자투표제

서면투표제란 정관의 정함에 따라 주주총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있는 제도입니다.(상법 제368조의3)

제368조의3 (서면에 의한 의결권의 행사) ① 주주는 정관이 정한 바에 따라 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있다.
②회사는 총회의 소집통지서에 주주가 제1항의 규정에 의한 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다.

서면투표제를 채택한 회사는 총회의 소집통지시에 주주의 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 합니다. 

상장회사의 경우 정관의 정함에 따라 1% 미만 소액주주에 대하여는 서면 또는 전자문서에 의한 소집통지에 갈음하여 신문공고 또는 전자공시시스템에 의한 공고가 가능하다고 하더라도 서면투표제를 채택한 경우에는 이와는 관계 없이 반드시 주주의 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 송부하여야 합니다.

서면투표는 회사에서 송부한 투표용지에 의하여야 하며, 주주가 그 용지를 분실하였다는 이유로 임의로 서면을 만들어 투표하는 것은 허용되지 않습니다. 투표지는 회일의 전일까지는 회사에 제출되어야 하며, 주주가 서면투표 이후에 직접 출석하거나 또는 대리인을 출석시켜 의결권을 행사하면 서면투표는 효력을 상실합니다.

 

전자투표제는 이사회 결의로 주주총회에 출석하지 아니하고 전자적 방법에 의하여 의결권을 행사할 수 있는 제도입니다.(상법 제368조의4 및 상법시행령 제5조의2).

 

제368조의4 (전자적 방법에 의한 의결권의 행사) ① 회사는 이사회의 결의로 주주가 총회에 출석하지 아니하고 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있음을 정할 수 있다.

② 회사는 제363조에 따라 소집통지나 공고를 할 때에는 주주가 제1항에 따른 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 내용을 통지하거나 공고하여야 한다.

③ 회사가 제1항에 따라 전자적 방법에 의한 의결권행사를 정한 경우에 주주는 주주 확인절차 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 의결권을 행사하여야 한다. 이 경우 회사는 의결권행사에 필요한 양식과 참고자료를 주주에게 전자적 방법으로 제공하여야 한다.

④ 동일한 주식에 관하여 제1항 또는 제368조의3제1항에 따라 의결권을 행사하는 경우 전자적 방법 또는 서면 중 어느 하나의 방법을 선택하여야 한다.

⑤ 회사는 의결권행사에 관한 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 갖추어 두어 열람하게 하고 총회가 끝난 날부터 5년간 보존하여야 한다.

⑥ 주주 확인절차 등 전자적 방법에 의한 의결권행사의 절차와 그 밖에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

 

전자투표제를 채택한 회사는 소집통지나 공고를 할 때에는 주주가 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 내용을 통지하거나 공고하여야 합니다.

전자투표제를 채택한 회사는 총회의 소집통지시에 주주의 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 전자적 방법으로 제공하여야 합니다. 여기에서 전자적 방법이라 함은 전자문서를 이메일로 송부하여 제공하거나 의결권행사 웹사이트에서 다운로드할 수 있는 방법이면 됩니다.

총회의 소집통지나 공고에는 ① 전자투표를 할 인터넷 주소, ② 전자투표를 할 기간(전자투표의 종료일은 주주총회 전날까지로 하여야 함), ③ 기타 주주의 전자투표에 필요한 기술적인 사항을 기재하여야 합니다.

주주가 전자적 방법으로 의결권을 행사할 경우 전자서명법에 따른 공인전자서명(공인인증서)을 사용하여야 하며, 회사가 통지한 인터넷주소로 회사가 정한 방법에 따라 전자투표를 하여야 합니다.

투표기간은 주주총회 전날까지 종료하도록 하여야 하며, 전자투표를 한 주주는 해당 주식에 대하여 그 의결권 행사를 철회하거나 변경할 수 없습니다.

2020. 10. 22.(내용 추가)

2020년 1월 29일 상법 시행령 개정에 따라 과거 舊 상법 시행령상 전자투표 방법으로 행사한 의결권의 철회·변경을 금지하는 규정이 삭제되었습니다.

 

따라서 전자투표의 경우에도 철회·변경이 가능합니다. (상법 시행령 제13조 제3항)

 

또한 회사 또는 예탁결제원 등 전자투표관리기관이 주주의 동의 없이도 주주에게 이메일로 전자투표 관련 사항을 (전자투표의 종료일 3일 전까지) 한 번 더 통지할 수 있도록 하는 근거가 신설됨(상법 시행령 제13조 제6항)으로 인해 전자투표를 통해 주주총회 의안에 대하여 찬성, 반대, 기권 등의 의사표시를 한 주주 또한 주주총회에 직접 참석하여 의결권을 행사하는 것이 가능하게 되었습니다.

관련 글 참조

전자투표의 방법으로 행사한 의결권의 철회·변경